„Ich habe niemanden, der das könnte“: Wie du dir jemanden aufbaust

Der Satz kommt spät im Gespräch. Meistens ruhig, und er klingt wie eine Feststellung.

Ich habe hier niemanden, dem ich das geben könnte.

Ich nehme den Satz ernst, weil er oft stimmt. Du gehst im Kopf die Namen durch, und bei jedem fällt dir ein Grund ein. Der eine ist zu neu. Die andere macht ihre Sache gut, aber Angebote hat sie noch nie geschrieben.

Trotzdem führt der Satz in die falsche Richtung. In ihm steckt eine Vorstellung davon, wie eine zweite Reihe entsteht. Und die stimmt nicht.

Du suchst jemanden, den es nicht gibt

Wer sagt, er habe niemanden, sucht einen Menschen, der die Aufgabe schon kann. Den gibt es fast nie, solange die Aufgabe nur in einem einzigen Kopf steckt.

Die Vorstellung dahinter geht so: Irgendwo gibt es jemanden, der das kann, was ich brauche. Ich muss ihn finden, im Team oder auf dem Arbeitsmarkt. Solange ich ihn nicht finde, geht es nicht. In dieser Vorstellung ist die zweite Reihe etwas, das man entdeckt.

Also suchst du jemanden mit Erfahrung. Einen, der nicht eingearbeitet werden muss, weil du gerade keine Zeit hast.

Solche Fachkräfte gibt es. Sie sind teuer und schwer zu finden. Und sie bringen ihre eigene Vorstellung von der Arbeit mit, die selten zu deiner passt.

Solange nichts aufgeschrieben ist, suchst du in Wahrheit einen Menschen, der zufällig so arbeitet wie du. Deshalb stimmt der Satz so hartnäckig.

Erst aufschreiben, dann jemanden hinsetzen

Eine zweite Reihe entsteht in dieser Reihenfolge: Erst wird die Aufgabe beschrieben, dann setzt du jemanden daran, der lernen will. Erfahrung muss er nicht mitbringen.

Das überrascht die meisten. Aber sobald die Aufgabe auf Papier steht, hat sich etwas verändert. Was vorher nur ein Mensch mit denselben Jahren konnte, kann jetzt jemand lernen.

Und wer keine Erfahrung mitbringt, bringt auch keine fremden Gewohnheiten mit. Er macht es so, wie es bei euch gemacht wird, weil er es nie anders gemacht hat.

Sechs Wochen an einer einzigen Aufgabe

Als Beispielrechnung für eine einzelne Aufgabe: rund sechs Wochen und etwa fünf Stunden von dir. Nimm eine Stelle, die es in fast jedem Team gibt: Deine Angebote schreibt seit Jahren dieselbe Person, und du hast Sorge, was passiert, wenn sie geht.

Zuerst schreibt diese Person vier Wochen lang beim Arbeiten auf, was sie tut. Nebenbei, nicht als Projekt. Was gehört auf ein Angebot, in welcher Reihenfolge, worauf achte ich bei welchem Kunden, welchen Fehler habe ich zuletzt vermieden. Das wird kein Handbuch. Das werden drei Seiten, unordentlich, mit Stichpunkten.

Dann geht ihr die drei Seiten gemeinsam durch und macht daraus drei Zeilen. Was am Ende dastehen muss. Was die Person allein entscheiden darf. Und an welchem Maßstab ihr beide seht, dass es gut ist. Das dauert eine Stunde.

Danach schreibt jemand anders das nächste Angebot, mit den drei Seiten daneben. Nicht der Erfahrenste im Team, sondern jemand, der will. Ein möglicher Verlauf: Das erste wird schlechter, das dritte ist brauchbar, und irgendwann fragt keiner mehr.

Schau, was passiert ist. Du hast niemanden eingestellt und niemanden befördert. Eine Sache, die an einem Menschen hing, hängt jetzt an zweien.

Das ist die zweite Reihe. Sie sieht unspektakulärer aus, als das Wort vermuten lässt.

Das erste Ergebnis wird schlechter

Der erste Versuch eines Zweiten fällt immer schlechter aus als die Arbeit dessen, der es dreihundertmal gemacht hat. Das sagt nichts über die Person. Leg deshalb vorher fest, nach wie vielen Versuchen du urteilst.

An dieser Stelle brechen die meisten ab. Nach dem ersten schlechteren Angebot denkt fast jeder: Siehst du, er kann es nicht.

Drei Versuche, oder fünf. Die Zahl steht, bevor der erste beginnt. Vorher beurteilst du nicht das Können. Du misst nur den Abstand zur Routine.

Frag kleiner, wenn du glaubst, deine Mitarbeiter wollen nicht

Ob jemand für andere zuständig sein will, erfährst du nicht mit der Frage nach der Teamleitung. Darauf antwortet fast jeder vorsichtig, weil er nicht weiß, was dranhängt.

Nicht jeder will führen, und das ist in Ordnung. Es gibt hervorragende Fachleute, die man damit unglücklich macht. Nur wird das meistens vermutet und nicht gewusst.

Die brauchbare Frage ist kleiner: Hättest du Lust, die Angebote nicht nur zu schreiben, sondern jemandem zu zeigen, wie man sie schreibt?

Wer darauf gern ja sagt, hat den Anteil, um den es geht. Wer abwinkt, hat ihn nicht, und dann weißt du es, ohne dass jemand eine Absage aussprechen musste. Stell die Frage mehreren. Die Antworten überraschen öfter, als man denkt.

Fünf Stunden jetzt oder zwei Wochen später

In der Beispielrechnung kostet es dich etwa fünf Stunden, eine Aufgabe auf zwei Menschen zu verteilen, verteilt über sechs Wochen. Eine Stunde für die drei Zeilen, der Rest ist Gegenlesen und ein paar Rückfragen.

Rechne dagegen, was ein Ausfall kostet. Die eine Person, die es kann, fehlt eine Woche, und du machst ihre Arbeit statt deiner. Termine verschoben, Abende verlängert. Passiert das zweimal im Jahr, sind es zwei Wochen.

Der Vergleich ist nicht ganz fair. Die fünf Stunden musst du aufbringen, während es gerade läuft. Die zwei Wochen kommen, wenn du keine Wahl hast. Deshalb sorgt kaum jemand vor: Der Preis ist jetzt fällig, der Nutzen später.

An der Rechnung ändert das nichts. Es macht sie nur unbequemer.

Aussuchen kannst du dir dein Team nicht, bauen schon

Vieles, was über starke Teams geschrieben wird, stammt aus Organisationen, die auswählen und ersetzen können. Wer nicht passt, geht, und es steht jemand bereit. Du hast die Mitarbeiter, die du hast, und wenn einer geht, dauert es Monate.

Das heißt nicht, dass es bei dir nicht geht. Es heißt, dass der Weg über die Auswahl für dich gesperrt ist. Du musst dein Team bauen.

Und dafür brauchst du keine anderen Mitarbeiter. Du brauchst drei Seiten Notizen und eine Stunde zu zweit. Danach die Geduld, das erste schlechtere Ergebnis auszuhalten.

Häufige Fragen

Soll ich nicht besser gleich jemanden mit Erfahrung einstellen? Das kann richtig sein, aber es ist selten billiger. Ein Erfahrener kostet mehr Gehalt und bringt eine eigene Vorstellung davon mit, wie die Arbeit zu laufen hat. Passt die nicht zu eurer, verbringst du dieselben Monate damit, ihm etwas abzugewöhnen. Wer dagegen alles bei euch gelernt hat, dessen Erfahrung ist bei euch am meisten wert, und das ist ein Grund zu bleiben.

Wie lange dauert es, bis ein Zweiter eine Aufgabe übernehmen kann? Im Beispiel oben rund sechs Wochen. Vier Wochen schreibt die bisherige Person nebenbei mit, danach folgen eine Stunde zu zweit und die ersten Versuche des Zweiten. Für dich selbst sind das in dieser Rechnung etwa fünf Stunden. Wie lange es bei dir dauert, hängt von der Aufgabe ab.

Was mache ich, wenn jemand in der neuen Rolle nicht zurechtkommt? Er geht zurück auf die Stelle, die er gut konnte. Das klappt, wenn ihr es vorher besprochen habt: Wir probieren das ein halbes Jahr, und wenn es nicht passt, gehst du zurück, ohne dass das ein Makel ist. Wer stattdessen hinausgedrängt wird, fehlt dir danach als guter Fachmann.

Wo fange ich an? Bei der einen Aufgabe, bei der du unruhig wirst, wenn du an einen Ausfall denkst. Bitte die Person, die sie heute macht, vier Wochen lang nebenbei mitzuschreiben. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Solange die Aufgabe nur in einem Kopf steckt, brauchst du einen Menschen mit denselben Jahren. Steht sie auf Papier, brauchst du jemanden, der lernen will.